Backup local de arquivos do Google Docs
Um dia destes deparei com a sugestão no meu e-mail, para pesquisar e abordar num post o assunto referente a backups de arquivos do Google Docs.
- “Ferramentas para fazer backup do Google Docs, e do Gmail (Se houver)
- Ainda existe o paradigma de se perder informações, e não ter acesso a informações em nuvem. Poderia por gentileza verificar se existem estas ferramentas …”
Se você acompanha com regularidade nossos posts, deve ter visto que já abordamos o assunto de Backup local de mensagens no Gmail. Faltava falar sobre Backup local de arquivos do Google Docs.
Assim como o Gmail, o Google Docs tem as mesmas premissas de segurança e trabalha como os mesmos mecanismos de Segurança e Backup, porém para você ter uma cópia de segurança dos arquivos dos usuários de uma empresa que use o Google Apps for Business é necessário adquirir o Google Postini Discovery. Esta solução permite backup dos dados com retenção até 10 anos.
Nas versões gratuitas este aplicativo não se encontra disponível.
Google Docs backup de arquivos interno
Uma solução paliativa do Google Docs é o download seletivo das suas Pastas/Coleções de documentos. Quando optamos por isso, o utilitário pergunta se desejamos converter os arquivos armazenados num formato específico como HTML, PDF ou compatível como Office ou Open Office (DOC/XLS/PPT ou ODT). Em última instância, há a possibilidade de conversão em formato RTF (Rich Text Format) compatível com qualquer programa do mercado.
É importante frisar que ele compacta a Coleção/Pasta num arquivo ZIP, desta forma economiza tempo de download e espaço no HD.
Como é um processo seletivo, você tem uma carga de trabalho extra, pois precisa de mais atenção e disciplina para fazer a coisa certa, principalmente se tiver que fazer cópias regulares e saber qual versão de documentos copiados em seu HD é a mais recente.
Google Docs backup de arquivos externo
Para suprir o usuário que deseje manter um backup regular de seus dados e controlar o mesmo sempre copiando apenas os arquivos novos criados/modificados, descobrimos na Web um aplicativo gratuito que faz este processo de forma simples e eficaz. Trata-se do GDocDackup. É um software desenvolvido na modalidade GPL, ou seja, é livre para distribuição e não pode ser comercializado, no entanto na página do mesmo se você quiser fazer uma doação para manter o desenvolvimento existe um link para isto.
Faça download da versão do aplicativo para sistema operacional Windows clicando aqui.
Para usar esta funcionalidade, siga o seguinte roteiro:
1. Após o Download, clique duplo sobre o mesmo para iniciar o processo de instalação.
2. Clique no botão Next para prosseguir com a instalação.
3. Na janela WARNING é informado que o aplicativo utiliza API’s oficiais da Google e caso você tenha problemas com o backup de algum arquivo, ele disponibiliza um link de suporte para este isto. Clique no botão Next para prosseguir com a instalação.
4. Na janela License Agreement, leia o contrato de licenciamento e se estiver de acordo, clique no botão I Agree (Concordo) para prosseguir com a instalação.
5. Na janela Choose Install Location, escolha o local onde você deseja armazenar seus arquivos do Google Docs, clique no botão Browse para pesquisar o caminho para a pasta destino. Se quiser manter no local sugerido pelo programa, apenas clique no botão Install.
6. Na janela Completing the GDocBackup Setup Wizard, mantenha Run GDocBackup marcado caso queira executar o backup imediatamente após a instalação. Clique no botão Finish para concluir.
7. Clique no ícone do programa no seu Desktop, conforme visto a seguir:
8. Você deve configurar o programa na primeira vez que for executá-lo. Clique no botão Action e no Menu que se abrirá clique em Config.
- Run Mode: Selecione o controle Normal.
- Google Apps: Modo avançado de backup para domínio. Não será abordado neste Post.
- Username: Informe o endereço completo de e-mail no Google Apps.
- Password: Informe a sua senha.
- Remember: Deixe marcado caso não queira informar suas credenciais toda vez que utilizar este aplicativo.
- Backup Directory: Informe a pasta local onde seu backup será acondicionado. Clique no botão de seta ao lado para abrir a sua árvore de diretórios. Após escolher o local, clique no botão OK.
9. Clique no botão Save para manter estas configurações.
Clique na imagem para ampliar.
Proxy :
Caso queira utilizar o aplicativo numa rede corporativa, provavelmente o seu acesso à Internet será compartilhado via Proxy, se informe com o seu Administrador de Rede se é permitido utilizar este tipo de aplicativo em sua rede e como configurá-lo. Como cada caso é específico, isto foge ao escopo deste Post, por isto não iremos nos aprofundar.
Formatos:
Por padrão o aplicativo exporta arquivos de Texto em formato Word, arquivos de Planilha em formato Excel, arquivos de Apresentação como Powerpoint e arquivos de imagem como Pdf. Caso deseje que o aplicativo converta também para outros formatos, marque a opção Enabe multi-export.
Por exemplo: Se quiser uma imagem apenas nos formatos Jpeg e Png, desmarque em Drawing o formato Pdf e marque as opções citadas anteriormente. Não esqueça de clicar no botão Save para manter as configurações.
10. Após terminar a configuração, vamos fazer nosso primeiro backup. Clique no botão Exec para iniciar.
11. Quando o aplicativo terminar você terá uma tela com o Status do seu backup.
12. Confira na sua pasta de backup os arquivos copiados do seu Google Docs.
13. O algoritmo de backup deste aplicativo é Diferencial, sempre que for executado procederá assim, poupando tempo na operação. Caso queira fazer um backup total, clique no botão Action e em seguida na opção Download (all docs).
Veja no vídeo a seguir uma demonstração do produto
Gostou? Leia com cuidado este roteiro e implemente a rotina de backup do seu Google Docs e então sinta-se mais seguro. Confira também outras dicas que podem ser aplicadas no Google Docs.