Colaboradores vs. Google Apps: O medo de mudar
A Setesys Responde é uma seção do blog onde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.
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“Migrei para o Google Apps a um ano e estou adorando. Meu problema de e-mail, agenda e compartilhamento de arquivos foi muito bem resolvido! O meu problema agora é convencer meus funcionários que a ferramenta é melhor, instaurar o uso na “cultura da empresa” e treiná-los para saber usar tudo que ele tem a oferecer.”
Este realmente é um dilema que vem preocupando algumas organizações que adotaram o Google Apps em seu ambiente de negócios. Quase sempre a resistência dos colaboradores em utilizar todos os recursos do Google Apps se deve em primeiro lugar ao medo do novo.
A teoria dos “Modelos”
O receio de mudar é natural. Desde pequenos nos acostumamos a temer o que não conhecemos. Provavelmente você deve ter aprendido com seus pais o modo seguro de atravessar uma rua, não? Quando você não sabia, havia um medo natural disto, porém quando lhe ensinaram a olhar para os dois lados da rua e verificar se não havia carros passando e assim atravessar com segurança, eles criaram um “Modelo”. Depois de ter aprendido este “Modelo”, a atividade de cruzar uma rua não é tão ameaçadora.
Assim é com as ferramentas do Google Apps. A maioria dos usuários tem medo de adotar este novo “Modelo” pois estão acostumados a usar ferramentas instaladas localmente em seus computadores. Foram anos de aculturação neste “Modelo” onde os dados e as aplicações devem estar numa máquina local.
Vários usuários já passaram por experiências traumáticas de ter todo seu trabalho perdido quando o HD é danificado, por incidência de vírus, catástrofes naturais entre outras causas. E porque não mudam? Por não conhecerem um novo “Modelo”.
Os erros mais comuns na adoção do Google Apps
Existem duas abordagens que não são adequadas quando o Google Apps é implantado:
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• “Só queremos o Gmail”
Usá-lo apenas como repositório de mensagens. Usuários não são estimulados a usarem o Google Docs, por exemplo.
Neste cenário todos os recursos de mobilidade do Google Apps são negligenciados e há poucas vantagens em se utilizar o produto.
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• “Agora só usamos Google Apps”
A empresa impõe data limite para extinção de todas as ferramentas de automação de escritório e email pois irá adotar o Google Apps.
Neste cenário o pânico se generaliza, pois se não houver planejamento, fatalmente a empresa perderá agilidade, contará com colaboradores insatisfeitos e com mil desculpas por não poder produzir como antes.
A melhor maneira de adotar o Google Apps na sua empresa
Na verdade, a chave para conseguir acertar e não incorrer nos cenários descritos acima é o planejamento. Esse processo é chamado de Gestão de Mudança.
O que é a Gestão de Mudança?
A Gestão de Mudança é um conjunto de processos que são implementados numa sequência lógica e que permitem orientar tanto o corpo dirigente da empresa quanto os usuários finais no bom uso das ferramentas do Google Apps e apresentá-los às melhores práticas do mundo Cloud Computing.
Como a gestão de mudança pode ajudar
Isto ajudará as empresas a fazerem uma transição organizada, disseminando gradativamente o conceito de Cloud Computing e gerando multiplicadores de conhecimento, que farão assim o papel de disseminadores da cultura Google Apps no ambiente de trabalho. Tudo isto porque agora possuem um sólido “Modelo” e já não tem mais o que temer.
Nós da Setesys desenvolvemos uma metodogia de trabalho para atender a demanda de empresas que querem acertar na implantação da tecnologia de Cloud Computing em seus ambientes de negócios. Para saber mais, entre em contato conosco.