Google Apps para advogados
Quando se fala em Cloud Computing, o Google Apps é recomendação para organizações dos mais variados portes em todo o mundo. Cada dia mais empresas estão se identificando com os benefícios deste ambiente de Computação em nuvem e contam com a facilidade de acesso a todos os seus dados. A Google, com sua abordagem inovadora nesta modalidade, oferece um conjunto de programas que vão desde o conhecido Gmail aos documentos do Google Docs, criados com alto grau de colaboração e disponíveis no Google Apps.
Recentes pesquisas mostraram que o Google Apps é uma alternativa atraente para escritórios de advocacia, atendendo as suas principais necessidades, principalmente pelo alto grau de segurança das informações.
5 razões para adotar o Google Apps em um escritório de advocacia
Baseados neste ponto de vista, vamos abordar aqui as 5 principais razões pelas quais um escritório de advocacia deve migrar para o Google Apps.
5. Comunicação
Comunicação e colaboração são duas características que são vitais para um escritório de advocacia de qualquer tamanho. Com o Google Apps, seu email comercial não é apenas uma plataforma de email em seu domínio, mas é também um repositório de todo o seu passado de mensagens e conversas instantâneas – internamente ou com um cliente. Com o recurso de VOIP do Google e chamadas de vídeos, você pode conversar em tempo real com seus clientes usando apenas o seu navegador acessando estes recursos diretamente do seu Gmail.
O uso do recurso de grupos permite programar compromissos para equipes de advogados, bem como estimar seus horários livres. Assim fica fácil alocar o pessoal do escritório ou uma equipe de um cliente específico para uma reunião importante ou mesmo sessão no tribunal. É possível até mesmo utilizar a lista de contato da empresa para enviar convites rápidos e agendar reuniões, adicionando esta a sua agenda e a dos demais convidados dentro da própria mensagem que está sendo redigida.
Podem-se sincronizar mensagens do Google Apps e da Agenda com o seu iPhone, iPad, Blackberry ou qualquer dispositivo móvel com o sistema Android.
4. Compartilhamento
Advogados diariamente tem acesso a processos/petições com milhares de folhas, por isso, o Google Docs é de muita valia. Vários colaboradores em locais diversos podem simultaneamente editar e trabalhar sobre esses documentos em tempo real. Cada mudança no texto sobre estes documentos são facilmente rastreáveis pelo proprietário do documento e colaboradores. O Google Docs é composto dos seguintes produtos para tratamento das informações: Planilha Eletrônica, Processador de texto, Editor de Apresentação, Gerador de Formulário, Sites, Vídeos e Gadgets que são acessórios adicionais para os programas. Isto tudo trabalha em conjunto, ajudando você a refinar seu fluxo de trabalho.
Compartilhar documentos gerados no Google Docs para revisão e atualização, com seus clientes fora do seu domínio não requer cansativas interações e envio de anexos. O compartilhamento de documentos é feito apenas com o envio de um convite pelo próprio Gmail. Você pode definir o nível do compartilhamento, fornecendo apenas o direito de Visualizar, Comentar ou Editar.
3. Criar um canal interno de informações
O seu escritório de advocacia precisa de um manual de procedimentos? Se a resposta foi positiva, saiba que é muito simples criar uma base de conhecimento com tudo o que você deseja compartilhar com a sua equipe. Com o Google Sites, não é necessário nenhum conhecimento de programação para atualização, portanto, gerar no seu Escritório de Advocacia um Manual de Procedimentos e compartilhá-lo com seus advogados fica muito simples.
Evoluindo esta ideia, podemos ainda criar Sites de clientes com documentos específicos como: Planilhas, Dados críticos, Agendas para datas de audiência na corte e muito mais pode ser incorporado num único local. Isso pode ser acessado pelos advogados deste caso e as informações são mantidas em absoluto sigilo, pois dependendo das configurações de privacidade apenas os advogados autorizados terão acesso.
Seu Escritório de Advocacia deseja publicar um estudo de caso de uma de suas batalhas judiciais ganha recentemente? Crie o seu estudo de caso e use o Google Sites para publicá-lo na Web.
2. Sistemas de gestão prática de direito
A maioria dos Escritórios de Advocacia exige a integração com outros Sistemas de Gestão Prática de Direito. Identificando-se com esta necessidade, o Google Apps é compatível com estes sistemas através de APIs de integração. Esta prática pode ser vista no Sistema Integrado de Gestão Advologix. É um sistema baseado em nuvem construído sobre plataforma Salesforce. O Google acredita que assim, pode manter um ritmo avançado sempre acompanhando a evolução das tecnologias e garantindo uma experiência de alto nível para seus usuários.
Além disso, tem o Google Scholar que é um aplicativo gratuito que pode ser usado para buscar pareceres jurídicos (federal e estadual) e revistas jurídicas.
1. Segurança das informações
Com certeza o maior questionamento nos Escritórios de Advocacia é: “Se aderirmos a esta tecnologia, como ficam as questões de segurança?”.
Com o Google Apps, todas as informações são armazenadas em Servidores Seguros da própria Google, distribuídos em vários locais do mundo. A Google é uma das poucas empresas no segmento de Cloud Computing a obter as principais Certificações de Segurança com reconhecimento internacional.
Certificações de Segurança
FISMA
O Federal Information Security Management Act de 2002, ou FISMA, é uma lei federal dos Estados Unidos referente à segurança da informação dos sistemas de informação dos órgãos federais. Todos os sistemas de informação utilizados ou operados por agências federais dos EUA – ou por empreiteiros ou outras organizações, em nome do governo tem que estar certificados nesta lei.
SAS70 Tipo II > SSAE-16
A Google é certificada desde 2008 na norma SAS 70 Tipo II, agora conhecida como norma SSAE-16 e ISAE 3402 Tipo II (Essa certificação é um tipo ISO de qualidade, em segurança. disponibilidade e redundância).
Esta certificação comprova que a Google pode fornecer ao seu escritório a tranquilidade, pois seus dados estarão seguros sob um padrão de auditoria reconhecido internacionalmente.
ISO 27001
O Google conquistou recentemente a Certificação ISO27001, o que comprova a segurança do Google Apps for Business. Esta certificação garante que o Google está seguindo todas as diretrizes dos protocolos de Gestão da Segurança da Informação e suas melhores práticas.
Backup e Auditoria
O Google Apps for Business através do GMD – Google Message Discovery garante a segurança das mensagens que são recebidas e enviadas no seu escritório, criando filtros de conteúdo baseado em contexto determinados por você. Mantém Backup de mensagens por até 10 anos, o que é muito útil para empresas que necessitem gerar Relatórios de Auditoria periodicamente.
Acreditamos que boa parte das necessidades de um Escritório de Advocacia podem ser atendidas mediante a adoção do Google Apps, mas há muito mais por mostrar.
Quer saber mais? Entre em contato conosco, teremos prazer em ajudá-lo