Como proteger os dados de uma planilha
Quantas vezes ao compartilhar seu trabalho você ou outro colaborador fez alterações acidentais em células importantes e isto comprometeu as funcionalidades da mesma? A capacidade de compartilhar e colaborar uma planilha no Google Apps é um excelente recurso, mas exige que você esteja mais atento quanto ao ato de proteger seus dados e evitar alterações não solicitadas. Veremos a seguir algumas dicas para protegê-lo destes inconvenientes:
Como proteger uma planilha
Vamos aprender agora como proteger planilhas individuais numa pasta de planilhas do Google Docs. Veja na figura a seguir que as planilhas estão desprotegidas, elas não apresentam o ícone de Cadeado ao lado do seu nome.
Para proteger uma planilha, selecione Ferramentas no Menu e escolha Proteger página.
Note que agora a planilha Situação do Estoque apresenta o ícone de Cadeado ao lado do seu nome.
Como gerenciar as permissões da planilha
Será possível então configurar as permissões de forma que apenas você tenha direitos de edição. Outra alternativa é permitir que apenas alguns colaboradores selecionados tivessem poderes de modificar a planilha.
Bloqueio parcial da Planilha
No momento ainda não está disponível a opção de bloquear apenas uma região da planilha. A Google está trabalhando nesta e outras novidades que serão lançadas em breve. Para contornar este problema, sugerimos colocar fórmulas e dados a serem protegidos numa planilha específica e protegê-la conforme visto acima. Nas demais planilhas desprotegidas, podemos referenciar estas células, assim você não corre o risco de perder algo importante.
Configurar Notificações
Seja informado de qualquer alteração efetuada numa planilha do Google através da criação de Regras de notificação. Para fazer isso, selecione Ferramentas no Menu e escolha Regras de notificação.
Você tem a opção de ser notificado quando forem feitas alterações: Na primeira planilha ou numa planilha específica, num intervalo de células ou célula, se colaboradores forem adicionados ou removidos (se a planilha estiver associada a um formulário) ou quando um usuário responde ao formulário. Você pode escolher que as notificações sejam enviadas uma vez por dia por relatório ou imediatamente assim que a planilha sofrer as alterações.
Validação de dados
Com esta opção poderemos definir que uma célula ou conjunto de células aceite apenas um tipo específico de entrada, desta forma limitamos os erros de digitação e reduzimos a ocorrência de dados em desacordo com o propósito da planilha.
Existem alguns critérios que você poderá definir para especificar melhor a entrada:
Tipo da informação: Número, Texto, Data ou Item de uma lista.
Faixa de dados: Entre, não está entre, menor que, menor que ou igual a, maior que, maior que ou igual a, igual a, diferente de.
Demonstração da validação
Por exemplo: Suponha que precisamos obter numa coluna da planilha apenas a resposta para “Estado Civil“. Poderíamos habilitar uma Validação de dados com o tipo “Itens de uma lista” e nesta digitaríamos Solteiro, Casado, Viúvo, Divorciado, desta forma a célula exibiria um Menu tipo lista apenas com estes dados para serem escolhidos.
Para ter noção de como funciona, clique aqui para ter acesso a uma planilha onde aplicamos o procedimento de validação na coluna A. Teste e veja o resultado.
Agora que você sabe como proteger suas planilhas no Google Apps, que tal colocar estes conhecimentos em prática?
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