Mala Direta com anexo no Gmail

Mais uma vez estamos trazendo para você uma solução para envio de Mala Direta, desta vez iremos abordar o processo com uma versão que permite a inclusão de um arquivo anexo.

Esta modalidade foi desenvolvida pela empresa Digital Inspiration e para ilustrar melhor este Post no final você poderá assistir um vídeo com Amit Agarwal o criador desta solução, explicando passo a passo como proceder.

Para executar o processo siga o seguinte roteiro:

1. Abrir esta planilha do Google e criar uma cópia do mesmo em sua conta do Google Docs (Arquivo / Fazer uma cópia / Ok). Se você tiver problemas para acessar a folha, por favor, tente este link.

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2. Surgirá na barra de ferramentas agora uma nova opção Mail Merge, clique sobre ela e selecione Step 1: Clear Canvas (Reset) para limpar os dados da última Mala direta e também autorizar o acesso do Script ao seu Google Docs e Google Contacts.

3. Abra o Google Contacts e criar um novo grupo com todos os contatos que você gostaria de enviar um e-mail personalizado. Você também pode simplesmente adicionar o nome do destinatário e endereços de e-mail manualmente.

4. Clique em Mail Merge, na sequência clique em Step 2: Import Google Contacts e digite o nome do grupo de Contatos do Google que você criou na Etapa 3. O Google Docs agora irá automaticamente importar todos os contatos do Gmail na planilha.

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Agora vamos preencher os campos em branco para parametrizar o envio da Mala Direta.

5. Email Subject:: Informe em o título do e-mail.

6. Salutation:: Informe como você deseja saudar o destinatário.

7. Message Body :: Vamos colar aqui o corpo da mensagem que deve estar codificado em linguagem HTML. Para fazer isto clique no link disponível abaixo da planilha Html Email:: http://ctrlq.org/html-mail. Este executa o aplicativo Send HTML Mails que é um editor de correios simples que permite que você componha sua mensagem sem precisar sair da planilha. Escreva sua mensagem e para finalizar clique no botão Switch to HTML View.

Selecione o conteúdo da mensagem e pressione CRTL + C para copiar.

Cole este conteúdo em Message Body:: Pressionando CRTL + V.

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8. Your Name:: Informe o seu nome.

9. Your Email Address:: Informe o seu endereço de e-mail.

10. Attachement ID:: Aqui deve ser colado o ID de um documento que você enviará como anexo ao e-mail. Para proceder primeiro faça o upload do arquivo para o seu Google Docs. Após esta ação, abra o arquivo e copie o seu ID (Todos os caracteres que estiverem entre srcid= e o próximo &), veja exemplo na figura a seguir:

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11. Bcc Yourself:: Informe NO para não receber uma cópia de cada e-mail enviado.

12. Para disparar a Mala Direta, clique na barra de ferramentas em Mail Merge, a seguir em Step 3: Start Mail Merge.  Se tudo correr bem,  você verá ao lado de cada destinatário o Status OK indicando sucesso no envio.

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Veja a seguir um resultado de recebimento da Mala Direta num dos destinatários:

Assista o vídeo com o processo detalhado:

Google Apps Marketplace

É uma área especial do Google Apps que permite a escolha de aplicativos desenvolvidos com arquitetura Cliente/Servidor e que estão integrados com os produtos da família Google Apps.

O Google Apps Marketplace oferece aplicativos baseados na web que funcionam perfeitamente com o Google Apps.

Podem ser testados e avaliados gratuitamente e se atenderem as suas necessidades, podem ser adquiridos, alguns inclusive são gratuitos.

Estes aplicativos ampliam de forma exponencial a capacidade de automatizar e ampliar a velocidade do seu trabalho.

Para os desenvolvedores

Dá aos desenvolvedores terceirizados a capacidade de desenvolver e oferecer aplicativos fáceis de instalar e ​​que se integram com o Google Apps.

Gráficos com Animação no Google Apps

Vamos enfocar neste artigo o uso de Gráficos em Planilhas do Google Apps. O uso de Planilhas Eletrônicas é muito conhecido por todo usuário que precisa criar controles sobre processos onde o cálculos complexos e/ou repetitivos são requeridos, aliás uma tarefa muito comum em nosso dia a dia. Eventualmente, apenas números não bastam, relatórios tem que ser acompanhados de gráficos para uma melhor visualização.

Os Gráficos também são bem conhecidos em todos os programas de Planilha Eletrônica., mas para não cair no lugar comum iremos demonstrar como criar um Gráfico Animado em nossa Planilha.

Não entendeu? Sim! É isto mesmo Gráfico Animado, ou seja, ele permite fazer uma melhor análise dos seus números, como também pode ser usado em apresentações para demonstração dos resultados.

Imagine o seguinte Exemplo:

Preciso criar um Gráfico que avalie o valor gasto com a importação de Maquinário Pesado entre os anos de 1990 e 1995 e comparar estes gastos entre os seguintes países: Argentina, Brasil, Chile e Colômbia.  Veja isso na imagem a seguir:

Coisas que desejo fazer no Gráfico com animação:

1. Comparar a evolução das importações de todos os países simultaneamente no período.

2.  Comparar uma dupla de países.

3.  Comparar a evolução apenas de 1990 a 1992.

4. Ver a evolução em Gráfico de Barras.

Posso fazer isto num só gráfico? Claro! Desde que você utilize o recurso de inclusão de um Gadget. Segundo o Google:

“Gadget é um pequeno programa que interage com o conteúdo de uma planilha. Pode ser embutido dentro da planilha ou em outra página web que suporta Gadgets, como o iGoogle.”

A maior parte dos Gadgets é desenvolvida por outras empresas ou por usuários do Google, portanto o Google recomenda a leitura do Termos de Serviço e Política de Privacidade antes de usá-los.

Siga o seguinte procedimento:

1. Para inserir um Gadget, na Barra de Ferramentas da Planilha clique na opção Inserir.

2. Você verá que os Gadgets são dividos por categoria: Destaques, Gráficos, Tabelas, Mapas, Web, Diagramas, Finanças e Personalizado.

3. O Gadget que iremos utilizar por acaso aparece de imediato, pois a categoria Destaques está pré selecionada. Usaremos Gráfico com animação.

4. Clique sobre ele para editar.

Personalizando o Gadget

1. No Editor de gráficos, acesse a Aba Início:

2. Informe em Dados – Selecionar intervalos a região da planilha onde se encontram os dados para o gráfico. Neste exemplo eles se encontram na Planilha Importação na faixa compreendida entre A1:C21.

3. Marque Usar linha 1 como cabeçalhos.

4. Marque Usar coluna A como marcadores.

5. Acesse a Aba Personalizar:

6. Informe em Gráfico: Nome o título do seu gráfico.

7. Marque os controles Mostrar botões e Painel lateral.

8. Em Cor escolha Cores exclusivas (para visualizar cada país com cor diferente).

9. Em Sel. Marque todos os países ou apenas aqueles que deseja visualizar.

9. Clique agora no Botão Atualizar.

Importante: Caso você feche esta janela sem querer, não se apavore, clique com o botão direito no Gadget. Quando o nome atual do Gadget for exibido, clique sobre este para exibir o Menu de opções. Escolha Editar gráfico.

Executando a animação

1. Você pode ver a evolução das importações de forma automática clicando no Botão Play no rodapé do Gráfico.

2. Por exemplo – Se marcarmos apenas o Brasil e o controle de Trilhas/Trails, após a execução da animação, na tela aparecerá a seguinte imagem:

3. Se quiser avaliar ano a ano, apenas clique e arraste o controle deslizante (ao lado do controle de velocidade da animação) e deslize-o para a direita ou esquerda.

4. Experimente marcar dois países ou então todos e repita a animação.

5. Para ver o Gráfico em formato de Barra Vertical Animada, clique na Aba de Barras do Gadget conforme imagem abaixo e selecione a Aba central.

6. Para ver o Gráfico no formato de Linha Estática, clique na Aba da direita.

Conclusão:

Existem mais opções neste Gadget que não iremos abordar neste Post. Por enquanto recomendamos que você leia com atenção, teste e crie uma Planilha semelhante adaptada para seu trabalho.

Para ajuda-lo, disponibilizamos o acesso a planilha Exemplo_Gadget_01, que foi usada como exemplo para este Post. Clique no Link e uma vez dentro dela Faça uma cópia para poder testar e modificar à vontade.

Em breve retomaremos este assunto e veremos como utilizar outras opções avançadas em Gadgets. Boa pesquisa e até o próximo Post.

Notificações do Google Calendar no seu Celular

A Agenda do Google por padrão permite dois tipos de alertas para informar a ocorrência de seus eventos.

- O primeiro utiliza Janelas Pop-up para avisá-lo de um compromisso.

- O segundo envia uma mensagem de alerta para seu e-mail.

- Existe uma terceira forma de alerta, trata-se do envio de mensagem por SMS para seu número de celular. Esta opção não vem habilitada, cabe a você fazer a sua configuração.

Siga o seguinte procedimento:

1. Acesse o seu Google Calendar e na Janela principal clique no ícone de engrenagem no alto à direita, em seguida clique em Configurações do Google Agenda ou apenas aperte a tecla S (caso os Atalhos de teclado estejam ativados).

2. Na janela Configurações da Agenda, clique na opção Configuração do celular.

3. Em País informe a sua localização.

4. Em Telefone informe o número do seu celular acrescido do DDI e DDD. Esses códigos são do País e Cidade onde você reside e provavelmente fez a aquisição do seu celular.  A Sintaxe correta é +551155555555.

5. Clique no Botão Enviar código de confirmação para enviar solicitação para o Google. Em geral você não precisará esperar muito, pois ele chega quase de imediato. Caso demore verifique sua área de cobertura celular ou problemas na sua operadora.

6. Você deverá receber uma mensagem por SMS no seu aparelho. Anote o código enviado e o digite em Código de confirmação para confirmar a sua identidade e propriedade deste número junto ao Google.

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7. Após isto, você será direcionado para Notificações.

Importante: Caso você feche esta janela sem querer, não se preocupe, repita o passo nº:1 e na janela Configurações da Agenda, clique na opção Agendas e a seguir no Link Notificações.

8. Em Por padrão lembrar-me escolha SMS.

9. Escolha a escala (Minutos/Horas/Dias/Semanas) e ajuste o valor para o alerta.

10. Abaixo, na última coluna de controles à direita SMS, marque quais alertas deseja receber.

11. Clique no Botão Salvar para manter estas configurações.

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Na sua agenda e crie um compromisso e ajuste um alerta de SMS e confira se você recebeu o aviso no seu celular.

Gostou? Multiplique este conhecimento com seus amigos. Até o próximo Post.

Criando Mala Direta com Formulário do Google Apps

Nunca imaginamos que o assunto “Mala Direta” despertasse tanto interesse dos nossos leitores e por conta desta demanda retornamos ao tema. Iremos apresentar aqui mais uma forma de executar este procedimento dentro do Google Apps.

Esta abordagem é ao mesmo tempo simples e técnica, ou seja, simplifica a inserção dos dados e inclusão de novos tópicos devido ao do recurso de formulário, no entanto precisa de cuidado quanto às mudanças no conteúdo da mensagem. A ação de enviar é executada no próprio Editor de Scripts do Formulário e necessita também de atenção.

Vamos detalhar passo a passo o processo, se você repetir na mesma sequência, garantimos 99,99% de sucesso no envio.

Parte 1: Inserindo dados na Planilha/Formulário

1. Abra a Planilha exemplo Spreadsheet template.

2. Crie uma cópia pessoal da Planilha clicando no Menu Arquivo e então clique em Fazer uma um cópia, para poder usar e editar os Scripts contidos nesta Planilha/Formulário.

3. Nesta Pasta de Planilhas, acesse a primeira Form Responses.

Esta planilha já possui Campos em algumas colunas. Com exceção da coluna “A” Timestamp que fornece a indicação de data e hora do envio de cada e-mail, as demais indicam as informações que são esperadas pelo Formulário, a saber:

First Name : Nome

Last Name : Sobrenome

Email Address : Endereço de e-mail a ser enviado

4. Não será necessário preencher estes Campos aqui na Planilha, para isto devemos nos deslocar para área de formulário.  Na Barra de Ferramentas desta planilha clique em Formulário (0).

5. Clique na opção ir para o Formulário Publicado.

6. Digite no formulário de entrada o Nome/ Sobrenomes/e-mails. Clique no Botão Enviar para submeter os dados.

7. Informe também o seu próprio endereço de e-mail (apenas para teste).

8. Para incluir mais destinatários, tecle na seta de retorno do seu Navegador para retornar ao formulário de entrada.

9. Quando terminar, retorne a Planilha Form Responses. Agora você verá os dados informados preenchidos corretamente em cada coluna correspondente.

Parte 2: Enviando a Mala Direta

1. Na Barra de Ferramentas da planilha, abra o Editor de Script (Menu Ferramentas, Editor de Scripts).

2. Clique sobre Simple_mail_merge ao lado esquerdo e do  lado oposto aparecerá o código do Script. Não se assuste você não precisa ter conhecimento avançado nem precisa mudar nada por enquanto aqui.

3. Agora é só executar a Mala Direta. Clique primeiro em Selecionar função e no Menu pop-up que se abrirá em seguida clique em sendEmails.

4. Clique no ícone de triângulo (preto) para executar o Script.

5. Por questão de segurança o Google exige que você autorize a execução do Script na primeira vez. Clique no Botão Autorize.

6. Agora que você autorizou, repita o passo nº:  4 para rodar a Mala Direta.

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7. Verifique seu e-mail. Pode acontecer de a mensagem demorar alguns segundos para ser entregue, de modo que é bom que você clique no ícone de releitura do seu Gmail para acelerar a entrega.

Parte 3: Adaptando o Script à sua necessidade

1. O modelo de e-mail usado neste exemplo está armazenado na segunda Planilha desta Pasta em Email Template. Acesse esta planilha e confira o conteúdo na Célula “A1”.

2. Os cabeçalhos das colunas que você têm na Planilha Form Responses, são os Campos que serão posicionados no texto de forma a serem mudados a cada novo e-mail enviado.  Fique atento ao local onde você os posicionará.

3. A sintaxe correta para uso é ${“Campo”}.

4.Você poderá adaptar este modelo clicando duplo sobre a célula “A1” para entrar no modo de edição. Para inserir linha pressione Ctrl + Enter no local onde deseja incluir. Para remover linha,  selecione-a  com o mouse e pressione Del.

5. Para inserir novos Campos, clique em Formulários.

6. Em Formulários, clique em +Adicionar item e a seguir escolha o tipo de campo a ser adicionado. Neste exemplo iremos adicionar um campo para obter a Nacionalidade, escolha o tipo Texto.

7. Em Título da pergunta digite Nacionalidade.

8. Clique no Botão Concluído em seguida no Botão Salvar para terminar.

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9. O novo item criado aparece na Planilha Form Responses como uma nova coluna.

10. Quando for inserir este item no e-mail para Mala Direta na Planilha Email Template, informe o Campo exatamente como está grafado na Planilha Form Responses ${“Nacionalidade”}.

Observação 1: Como a Planilha contém agora mais uma coluna, ajuste no Script o número de colunas de 4 para 5. Altere a linha de número 4 conforme visto na figura seguinte. Clique no ícone de Disquete para manter esta alteração.

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Observação 2: E agora talvez o mais importante, altere o título da mensagem da sua mala direta. Para executar este processo, acesse no Script a linha 22 e modifique o conteúdo entre aspas (“Tutorial: Simple Mail Merge”) colocando o seu personalizado.  Clique no ícone de Disquete para salvar esta mudança.

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11. Rode o Script mais uma vez e confira se o e-mail enviado refletiu esta mudança.

Faça as adaptações que achar conveniente para o seu tipo de Mala Direta seguindo este roteiro e confira o resultado.

Gostou?  Em breve retornaremos com mais novidades no Google Apps. Até o próximo Post.