Armazenar arquivos no Google Drive
O Cloud Computing vem se integrando ao nosso dia-a-dia e influenciando na forma como trabalhamos. A Prova disso é o uso da nuvem para o armazenamento de nossas informações.
Vários programas hoje disputam os usuários fazendo o que pode ser chamado de um “Pendrive virtual”. A Google, atenta a esta demanda, agora oferece a sua versão de armazenamento de arquivos em nuvem com o Google Drive.
Caraterísticas do Google Drive
- Acessível de qualquer lugar: Em casa, no escritório, por um smartphone, etc;
- Serviço 100% Web;
- 5 GB de espaço gratuito.
Dispositivos para usar o Google Drive
- PC e Mac
- Android
- iPhone e iPad (em breve)
Local seguro para armazenamento
Acidentes podem ocorrer. Seu smartphone pode se molhar numa chuva torrencial ou mesmo ele cair na água. Seu notebook pode ser roubado ou simplesmente parar de funcionar. Não importa o que aconteça com seus dispositivos, seus arquivos serão armazenados com segurança no Google Drive.
Como funciona o Google Drive
O Google Drive permite fazer bem mais do que armazenar arquivos. Compartilhe seus arquivos e edite-os junto com quem você quiser, em qualquer dispositivo. O Google Drive permite acesso instantâneo ao Google Docs, uma série de ferramentas para edição que torna o trabalho em conjunto melhor, mesmo quando seus colegas de equipe estão longe.
Espaço no Google Drive
Você começa usando os 5 GB de espaço gratuito, mas pode fazer um upgrade para 25 GB por menos de US$ 2,50 por mês e armazenar praticamente de tudo um pouco.
Como instalar o Google Drive
1. No seu navegador, acesse o endereço http://drive.google.com/start
2. Você verá várias informações expostas sobre o produto, mas o que nos interessa é aderir ao serviço do Google Drive. Busque no alto da tela o botão azul Acessar o Google Drive. Clique nele para aceitar o serviço.
3. A adesão ao serviço pode demorar um pouco. Quando a Google liberar sua conta, você receberá um aviso no Gmail.
4. A indicação que o ativo está operante é a substituição da antiga opção Docs da barra de tarefas do Google Apps para a palavra Disco.
5. Na prática, o Google Drive se integra ao seu Google Docs, permitindo assim, além do armazenamento de novos arquivos, o compartilhamento de arquivos já posicionados na sua conta.
Google Drive Client
É possível criar uma pasta de sincronização de arquivos no seu computador e um ícone de acesso a mesma no seu desktop, permitindo assim a visualização contínua dos arquivos acondicionados no seu Google Drive.
Como instalar o Google Drive no desktop
1. Dentro de Disco, clique no botão azul Faça download do Google Drive para PC e inicie o processo de instalação.
2. Na janela que se abrirá, clique no botão Accept and install.
3. Após o processo de instalação, o Google Drive fará a solicitação das suas credenciais de acesso do Google Apps. Informe o seu e-mail e password.
4. Após informar suas credenciais clique no botão Login.
5. Clique em Next na tela Getting started (1 of 2) para prosseguir.
6. Na tela Getting started (2 of 2), clique no botão Sync para sincronizar seu Google Drive com a pasta local do mesmo.
7. O padrão do Google Drive é criar a pasta de sincronização no diretório casa do usuário:
Exemplo: C:\Users\Silvio\Google Drive
8. Se você desejar mudar este local, clique no botão Change e informe a nova localização.
Sync Options (Opções de sincronização do Google Drive)
9. Only sync some folders to this computer – Marque este controle se quiser sincronizar apenas algumas pastas.
10. Sync Google Docs Files – Sincroniza arquivos do Google Docs, além de sincronizar arquivos movidos para o Google Drive.
11. Misc / Start Google Drive automatically when you start your computer – Inicia automaticamente o Google Drive quando você inicia o seu computador.
12. Clique no botão Start Sync para iniciar o processo de sincronização.
13. Após essa ação, deverá aparecer no seu Desktop um ícone semelhante à imagem abaixo:
A partir dele, você poderá arrastar e colar arquivos que ficarão armazenzados na pasta local do Google Drive e através da sincronização automática estarão dísponíveis no seu Google Drive da nuvem, acessível de qualquer lugar ou dispositivo na sua conta Google Apps.
Veja o Infográfico comparativo do Google Drive com as demais soluções de armazenamento na nuvem do mercado:
Clique na imagem para ampliar
Achou interessante? Não perca tempo, adicione este recurso a sua conta e aposente seu pendrive!
Criação de formulários antes e depois do Google Apps
Como eram os formulários antes do Google Apps
Quando atuei como Consultor de TI dando apoio ao departamento de RH da minha empresa no passado, era muito comum receber solicitações para criar formulários de pesquisa para serem usados no ambiente corporativo.
Para interagir com nossos colaboradores de forma prática, rápida e com custo reduzido, optávamos por criar formulários usando uma linguagem de programação própria para WEB (ASP) e armazenávamos os registros num Banco de Dados.
Após a divulgação da pesquisa, era necessário ter uma visão do progresso das respostas dia a dia e a respectiva compilação dos dados. Para isso acontecer de forma automática, gastávamos um bom tempo criando e codificando contadores para cada pergunta do formulário.
Outra solicitação era para que os dados coletados gerassem gráficos a partir da tabulação das respostas. Assim, eu lançava mão de sub-rotinas auxiliares escritas em Java chamadas de Applet Java, que exibiam os gráficos. Porém, tínhamos que perder um bom tempo codificando a página para aceitar estes controles.
Resumindo, dependendo da complexidade do formulário o tempo para codificação, testes e aprovação sempre eram muito dilatados.
Apesar de tudo valia a pena, pois no final das contas a apuração era rápida e automática. No entanto, o desenvolvimento nunca era muito ágil e era comum um formulário demorar de 5 a 30 para ser concluído e publicado.
Veja um exemplo de Formulário de Pesquisa de Clima Organizacional desenvolvido em Linguagem ASP clicando neste aqui.
Veja os relatórios gerados por esta pesquisa clicando aqui.
Como são hoje os formulários com o uso do Google Apps
Se naquela época tivéssemos o Google Apps com a ferramenta Google Forms, com certeza a geração do mesmo seria muito rápida e descomplicada.
Comparei os tempos de desenvolvimento de um formulário de “Pesquisa de Clima Organizacional” que fiz e lembro que gastei uma semana de desenvolvimento e mais outras com as mudanças solicitadas pelo RH até chegar a versão final. Resultado: aproximadamente 30 dias de desenvolvimento.
Desafiando o Google Forms
Recentemente me propus ao desafio de codificar o mesmo formulário na versão Google Apps e com apenas 50 minutos o mesmo estava pronto. Acredito que mesmo com mudanças sugeridas eu não gastaria mais do que um dia para estar com o formulário revisado e pronto para publicação.
Veja um exemplo de Formulário de “Pesquisa de Clima Organizacional” desenvolvido em Google Apps clicando aqui.
Veja os relatórios automaticamente gerados para “Pesquisa de Clima Organizacional” desenvolvida em Google Apps clicando aqui.
Refletindo sobre o uso do Google Forms
Pensando assim, nos cabe uma reflexão: No passado esta ferramenta estava apenas nas mãos de poucos iniciados na arte da programação. Hoje, qualquer usuário com um mínimo de conhecimento desenvolve a mesma aplicação.
Era necessário o gasto em servidores WEB com a linguagem de programação apropriada, aluguel de espaço mais banco de dados. Hoje, basta ter uma conta Gmail para ter acesso ao Google Forms e fazer toda a mágica acontecer.
E você? já experimentou este recurso? Comece a usar ainda hoje e nos envie um formulário criado, teremos o maior prazer de ver o seu trabalho.
Setesys Responde: Utilização de modelos no Google Docs
A Setesys Responde é uma seção do blog aonde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.
Mande sua pergunta para pergunte@setesys.com.br.
“Uso um formulário padrão no Google Forms todo mês e gostaria de criar um modelo semelhante aos modelos do Word. Consigo fazer isso no Google Docs?”
É possível criar seu próprio modelo de documento e disponibilizar o mesmo para sua organização no Google Docs, clicando em Do modelo …
Qualquer documento do Google Docs como: Text Editor, Spreadsheet, Presentation, Draw ou Sites pode ser movido para a Galeria de Modelos e ficar disponível para os demais usuários na sua organização.
Você poderá acessá-los em Modelos públicos, Modelos [Organização], Modelos usados, Meus modelos.
A Google disponibiliza milhares de modelos de usuários de todas as partes do mundo, assim você poderá pesquisar e quem sabe descobrir algum que se encaixe com a sua necessidade e assim reduzir o tempo de criação de documentos.
Como pesquisar modelos utilizando os Menus orientados por tipo de conteúdo
Classificar por
Mais recentes / Maioria dos usuários / Melhor classificação.
Limitar por tipo
Todos os tipos / Documentos / Planilhas / Apresentações /Formulários /Desenhos.
Limitar por categoria
Todas as categorias / Álbuns e blocos de animação / Pessoa jurídica / Calculadoras / Agendas e programações / Cartões e certificados / Feriado / Etiquetas e cartões de visita / Legal / Cartas e faxes / Diversos / Finanças pessoais / Designs de apresentação / Currículos e cartas de apresentação / Estatísticas / Alunos e professores.
Como colocar um documento seu na Galeria de Modelos do Google Docs
Se você decidir disponibilizar para sua organização algum documento que julgue útil, você tem dois caminhos para isto:
Como colocar um documento seu na Galeria de Modelos do
Google Docs I
1. Na galeria de modelos, clique no Link Enviar um modelo e na tela de assistência que se abrirá a seguir, busque o documento que deseja colocar na galeria.
2. Forneça uma descrição, categoria, idioma e para concluir clique no botão Enviar modelo.
Como colocar um documento seu na Galeria de Modelos do
Google Docs II
1. No seu Google Docs marque o box do documento que deseja promover a Modelo e a seguir clique no botão Mais, clique na opção Enviar para galeria de modelos e depois responda ao assistente as mesma perguntas que foram vistas no item 2 de Google Docs I
2. Depois disto é só conferir o seu modelo e utilizá-lo quantas vezes quiser, mudando é claro o nome da cópia que você criará.
Ganhe tempo e produtividade aproveitando os milhares de modelos disponíveis no Google Docs e crie também os seus, assim você não precisará sempre estar reinventando a roda.
E você? Tem alguma dúvida relacionada às ferramentas da Google? Mande sua pergunta para gente no pergunte@setesys.com.br.
Setesys Responde: Gerar estatísticas da minha conta no Gmail
A Setesys Responde é uma seção do blog aonde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.
Mande sua pergunta para pergunte@setesys.com.br.
“Sempre acompanho as news de vocês. Utilizo o Gmail praticamente o dia inteiro. Gostaria de saber se existe alguma ferramenta que disponibiliza números referentes à minha conta de e-mail como:
- Número de e-mails recebidos em um dia
- Número de e-mails enviados
- Informações assim
Obrigado.”
Você é usuário do Gmail e sente falta de um recurso que permita consultar estatísticas referentes ao movimento de mensagens na sua caixa postal, assim como o usuário acima?
Se a sua reposta for positiva, esta informação irá lhe interessar. Recentemente a Google disponibilizou um Script que resolve esta necessidade. Trata-se do Gmail Meter, que uma vez instalado no seu Gmail oferece a possibilidade da geração de relatórios estatísticos mensais ou personalizados por período.
Que relatórios o Gmail Meter pode gerar?
Estatísticas de Volume
- Número de conversas que circularam no seu Gmail
- Número de mensagens recebidas
- Número de mensagens enviadas
- Os cinco remetentes de quem você recebe e-mails com mais frequência.
- Os cinco destinatários que você envia e-mails com mais frequência.
Gráficos
- Tráfego diário
- Tráfego mensal
- Tráfego semanal
- Categorias de e-mail
- E-mails enviados internamente e externamente
- Tamanho dos e-mails
- As dez mensagens que mais geram tráfego
- Tempo de recebimento antes da primeira resposta
- Contador de palavras em suas mensagens
Como instalar do Gmail Meter
Para instalar o Gmail Meter na sua conta do Gmail, siga o seguinte roteiro:
1. Como iremos instalar um Script, será necessária a criação de uma planilha. Acesse o seu Google Docs e escolha criar uma planilha.
2. Uma vez que você tenha criado a planilha, renomeie a mesma dando o nome do Script “Gmail Meter”.
3. Na barra de ferramentas desta planilha, clique na opção Ferramentas e a seguir em Galeria de scripts.
4. Na janela Galeria de Scripts, informe no campo texto ao lado do botão Pesquisar o nome do Script “Gmail Meter”. Clique no botão para que o Script seja localizado.
5. Após a sua localização, clique no botão Install para iniciar a instalação.
6. Após a instalação o Gmail solicitará a sua permissão para executar o processo de instalação deste Script. Clique no botão Authorize para permitir.
7. Confirme seu Usuário e Senha caso esteja logado em mais de uma conta Gmail no momento. O Script precisa identificar onde será feito o processo de instalação. Finalize clicando no botão de Login.
8. A seguir o Script solicitará sua permissão para acessar a sua conta do Gmail. Como sabemos que este Script não é prejudicial, clique no botão Conceder acesso.
9. Quando a imagem a seguir aparecer seu Script Gmail Meter se encontra instalado no seu Gmail.
10. Na planilha Gmail Meter agora irá aparecer uma opção a mais na barra de ferramentas com nome idêntico ao Script.
11. Clique em Gmail Meter para abrir a tela de solicitação de relatórios. A seguir clique em Get a Report.
12. Existem duas possibililidade de relatórios:
- Montlhy Report (Relatório Mensal)
Gera um relatório mensal de suas atividades no Gmail
- Custom report (Relatório Customizado)
Permite especificar um período de tempo para qual desejamos ver as atividades no Gmail.
13. Após escolher o tipo de relatório, o Script avisa que você pode fechar a sua planilha e aguardar que o relatório detalhado chegue no seu Gmail. Isso pode variar de acordo com a caixa postal de cada pessoa, em geral acontece após um dia.
Exemplos de gráficos gerados pelo Gmail Meter
Gostou? Que tal instalar este Script no seu Gmail e descobrir quais são seus “Top Five”?
E você? Tem alguma dúvida relacionada às ferramentas da Google? Mande sua pergunta para gente no pergunte@setesys.com.br.
Setesys Responde: Colocar um formulário em um blog
A Setesys Responde é uma seção do blog aonde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.
Mande sua pergunta para pergunte@setesys.com.br.
“Como passar um formulário do Google Docs para o blogger?”
Qualquer formulário do Google Docs permite o seu acesso não apenas no e-mail onde é distribuído, mas também na sua página pessoal iGoogle através do clique no link anexo no e-mail de confirmação de criação do formulário. Veja exemplo a seguir:
Caso queira incluir o formulário num blog ou qualquer página WEB, siga o roteiro a seguir:
Como colocar um formulário do Google Docs em um blog
1. No Menu do Formulário, clique na opção Ferramentas.
2. Clique a seguir em Incorporar formulário em uma página da web.
3. Copie o código destacado no interior da janela (CRTL+C). Ele deverá ser colocado no local adequado do seu blog ou qualquer página WEB, onde se deseja exibir o formulário.
