Uma solução completa com Medidores

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No rastro dos Posts anteriores, agora que já sabemos o que é um Gadget Medidor, como criar um, como criar vários em sequência, publicar na página iGoogle e na Web, vamos mostrar a solução completa sugerida para a empresa fictícia Hortifruits.

Partimos da premissa que além da loja localizada na Vila Mariana, o dono agora expandiu seus negócios e abriu mais duas novas lojas, uma no bairro da Vila Clementino e outra no bairro de Vila Mariana.

O problema de controlar o estoque agora é multiplicado por três, portanto é necessário acompanhar o movimento de venda e assim estar sempre atento ao volume de estoque atual.

É criado um conjunto de planilhas no Google Apps contendo o mesmo Layout que vimos na planilha Hortifruits_1 só que contendo uma planilha para cada unidade.

O nome desta planilha agora é Hortifruits Consolidação dos dados, se quiser acompanhar melhor o exemplo, clique no link e Faça uma cópia para seu Google Apps.

Este conjunto único de planilha é compartilhado no Google Apps com o Gerente de cada unidade, que fica então responsável pela atualização da planilha de sua unidade.

Para criar os Gadgets Medidores, lançamos mão da mesma estratégia que vimos na planilha Hortifruits_2, e criamos um resumo consolidando os dados de todas as lojas em uma única planilha de Totais.

Nesta planilha resumimos em três etapas, o Estoque Anterior, Estoque Vendido, Estoque Atual e o Total de cada produto em cada unidade da Hortifrutis, assim fica mais fácil incorporar os Gadgets Medidores para ter uma visão simples desses números.

Para criar nosso Medidores,  só nos interessa trabalhar com os valores Totais de Estoque Anterior, Estoque Vendido, Estoque Atual. Depois de configurar os Medidores, veremos o resultado com a situação do estoque, conforme a planilha Situação do estoque.

Se quiser ver o mesmo resultado publicado numa página Web, clique no link a seguir Resumo.html. A nossa recomendação é que você abra as planilhas e estude o processo, tentando refazê-las baseado em problemas do seu dia a dia, lembre-se:  ”A prática leva a perfeição.“

Aguarde novidades em breve.

Inserindo medidores para monitorar Planilhas Online – III

Complementando a série de Posts sobre o uso do Gadget Medidor, veremos agora como publicar o mesmo numa página WEB. Esta característica é muito interessante, pois permite visualizar apenas os valores dos Medidores por qualquer pessoa que possua o URL de acesso, desta forma o conteúdo da planilha fica  protegido.

Para publicar o Gadget Medidor, iremos aproveitar o modelo criado anteriormente no conjunto de Planilhas Hortifruits_2 e mais especificamente na planilha Resumo.

Siga este procedimento para publicar o Gadget Monitor:

1. Clique no título do Gadget para abrir as opções de configuração.

2. Clique em Publicar gadget.

3. Marque o código que aparece e pressione CRTL + C para manter o conteúdo na área de transferência.

4. Antes de mover este Script direto para a nossa página na WEB, faremos um pequeno teste.

5. Abra o seu Bloco de Notas e digite este código HTML exatamente como está digitado.

6. Ao terminar pressione CRTL + V para colar o Script entre as Tags <BR>.

7. Salve o resultado com o nome Default.html.

8. Localize o arquivo Default.html e clique duplo nele para verificar se o seu navegador o exibe.

9. Se a resposta foi sim, você poderá movê-lo para sua página na WEB.

10. Faça isto ou se informe com o responsável por sua página para que ele se encarregue do processo.

11. Se quiser conferir este Gadget publicado numa página na WEB, clique neste link: Hortifruits – Estoque Atual.

Importante: Os Gadgets publicados em páginas da WEB (exceto no iGoogle e Planilhas) tem um atraso de 3 a 5 minutos na atualização das informações, portanto aguarde um pouco. Caso esteja fazendo um teste, clique no botão atualizar do seu navegador ou pressione F5 para forçar uma releitura da página.

Agora que viu todas as possibilidades deste recurso, faça a monitoração de suas planilhas utilizando este Gadget. Até o próximo Post.

Inserindo medidores para monitorar Planilhas Online – II

No Post anterior, vimos como criar um Medidor apenas para um produto da loja da Hortifruits, agora vamos demonstrar como criar vários Medidores de uma só vez para os demais produtos.

Para facilitar nosso processo, incluímos na pasta de planilhas Hortifruti_2, uma nova planilha chamada Resumo, nesta transcrevemos apenas os dados que nos interessam para criar os medidores.

Você notará que neste resumo, temos colunas para o Estoque Atual %, Estoque Atual e Estoque Anterior.

Intencionalmente transformamos as quantidades do Estoque Atual em Percentuais na Coluna Estoque Atual %. Qual o motivo disto?

Como iremos criar três medidores de uma só vez, ficaria difícil preparar a escala de cores com alertas (Verde, Amarelo e Vermelho), nos forçando a colocar os valores baseados no produto de maior estoque.

Por exemplo, para calcular o percentual do estoque disponível do produto Banana, teremos que dividir o valor do Estoque Atual pelo Estoque anterior e após isto multiplicar o resultado por 100:

Para simplificar esta operação, na planilha pegamos o valor do Estoque Atual que se encontra na célula C2 e dividimos pelo valor do Estoque Anterior que se encontra na célula D2. Transcrevemos isto na fórmula =C2/D2 posicionando esta operação na célula B2 conforme visto na imagem a seguir:

Não será necessário dividir o resultado das células de Estoque Atual% por 100, para facilitar apenas marque as células da coluna e formate os valores clicando no símbolo de % na barra de ferramentas.

1. Para acompanhar este exemplo, acesse a planilha clicando sobre este link: Resumo.

2. Uma vez na Planilha, na barra de ferramentas clique em Arquivo/Fazer uma cópia para que você possa editar a planilha.

3, Agora vamos criar um medidor para todos os produtos. Na barra de ferramentas clique em Inserir/Gadget.

4. Na janela Adicionar um gadget, em Destaques escolha Medidores. Clique no botão Adicionar à planilha.

5. Na janela Configurações de gadget, faça os seguintes ajustes:

Intervalo: Informe conjunto de células onde se encontram os produtos do estoque. No nosso exemplo A2:B4.

Title: Informe o título para este Gadget. No nosso exemplo Estoque Atualizado.

Minimal value: Informe o menor da escala que você usará neste Medidor. No nosso exemplo 0.

Maximal value: Informe o maior da escala que você usará neste Medidor. No nosso exemplo 1.

Importante: Os valores percentuais que aparecem na planilha na realidade são números que variam entre 0 e 1, eles só estão formatados para aparecer em modo percentual, ou seja, estão sendo multiplicados por 100 e acrescidos do símbolo %. Portanto tenha em mente que ao preparar a escala de alertas, os valores devem estar nesta faixa 0 e 1.

Green range (e.g.-10:20): Informe os valores 0.50:1 que representa o estoque entre 50% e 100%. Para efeito de operação na loja, não será necessário nenhuma ação.

Yellow range: Informe os valores 0.25:0.50 que representa o estoque entre 25% e 50%. Para efeito de ação da loja, atenção do Gerente de Compras, pode preparar com antecedência um pedido para reposição do estoque.

Red range: Informe os valores 0:0.25 que representa estoque entre 0% e 25%. Para efeito de ação da loja, atenção do Gerente de Compras deve providenciar imediatamente reposição do estoque.

Minor ticks sections: Quantas divisões entre os ponteiros do medidor você quer. Você pode escolher Nenhuma (None) , 2, 3, 4 ou 5. No nosso exemplo escolhemos 5.

6. Se você tem certeza dos ajustes do Gadget, clique no botão Aplicar e fechar.

7. Veja a seguir o Gadget com os Medidores na Planilha.

8. Se quiser retornar aos ajustes, clique no título do Gadget para ter acesso ao modo de edição. Clique em Editar gadget para efetuar as mudanças que desejar.

9. Para ter uma melhor visualização, clique e arraste o Gadget para baixo da planilha,  ajuste-o para que os medidores fiquem alinhados e depois centralize.

Faça uso deste recurso experimentando novos valores na coluna de Vendidos de sua planilha e verifique o comportamento dos Medidores. Refaça este exemplo adaptando-o a um problema do seu dia a dia.

No próximo Post, explicaremos como publicar estes Gadgets em páginas WEB. Até lá.

E-book: Como obter contas Google Apps gratuitas, com o seu domínio próprio

Um e-mail com domínio próprio passa uma sensação de comprometimento maior seu, da sua empresa ou do seu site.

O Google Apps é um conjunto de ferramentas do Google voltadas para empresas ou pessoas físicas. Para empresas, existe a versão Business, que é paga e possui uma série de vantagens.

O que pouca gente sabe é que existe uma versão gratuita, onde é possível criar até 10 usuários! Essa versão possui algumas limitações. Mesmo assim, é possível explorar as ferramentas oferecidas no Google Apps e melhorar a comunicação entre seus colaboradores e clientes.

A versão gratuita pode ser muito útil para, por exemplo, pequenas empresas, profissionais liberais, freelancers, consultores e muitos outros que desejam ter um e-mail passando mais seriedade e profissionalismo com o domínio próprio, sendo possível até mesmo personalizar a página de exibição do e-mail com um logo.

A configuração se torna simples quando utilizamos o E-book “Migrando Domínios para o Google Apps”, e só precisa ser feita uma vez.

Por isso, criamos esse E-book que pode ser baixado gratuitamente, explicando passo-a-passo como obter suas 10 contas grátis do Google Apps com seu próprio domínio. A Setesys o desenvolveu com o objetivo de repassar essa informação para o mercado de tecnologia e para os empreendedores, já que nem todos sabem sobre essa possibilidade.

Inserindo medidores para monitorar Planilhas Online – I

Iremos abordar neste Post um problema muito comum na maioria das empresas que precisam de informações atualizadas,  e com isto possam  tomar decisões estratégicas para o seu negócio.

É provável que neste momento você esteja pensando no montante de dinheiro que irá gastar encomendando um sistema para monitoria em tempo real e o hardware necessário para fazer toda esta solução funcionar, não é?

Mas se você é usuário do Google Apps, tudo que precisa já está disponível no seu Google Docs, especificamente na Planilha.

Vamos dar um exemplo baseado numa situação real:

- A empresa Hortifruits, possui uma loja no Bairro de Vila Mariana na cidade de São Paulo e precisa saber a posição do seu estoque de frutas preferencialmente a cada hora.

- Os principais produtos que precisam ter suas vendas monitoradas são: Banana, Laranja e Maçã.

- Para tanto é disponibilizado para o gerente da loja, uma planilha de controle onde são lançados os valores vendidos.

Clique na imagem para ampliar.

- Como é uma planilha desenvolvida com a Tecnologia Google, ela está compartilhada diretamente com a central de compras da Hortifruti e assim tem-se a visão de como andam as vendas na loja sempre que uma atualização é feita.

- O único inconveniente disto é que o Gerente de Compras tem que estar checando e comparando os números das colunas Total Vendido e Estoque Atual.

- Para facilitar a vida de todos iremos lançar mão do Gadget Medidor, que permite sinalizar de uma forma mais simples quando o estoque chega a valores mínimos e assim expedir uma ordem de reposição.

- Para acompanhar este exemplo, acesse a planilha clicando sobre este link: Hortifruits 1.

Uma vez na Planilha, na barra de ferramentas clique em Arquivo/Fazer uma cópia para que você possa editar a planilha.

Agora vamos criar um medidor para o primeiro produto “Banana”.

1.  Na barra de ferramentas clique em Inserir/Gadget.

2. Na janela Adicionar um gadget, em Destaques escolha Medidores. Clique no botão Adicionar à planilha.

3. Na janela Configurações de gadget, faça os seguintes ajustes:

Intervalo: Informe a célula ou conjunto de células onde se encontra valor atual de Bananas no estoque. No nosso exemplo I3:I7.

Title: Informe o título para este Gadget. No nosso exemplo Banana.

Minimal value: Informe o menor da escala que você usará neste medidor. No nosso exemplo 0.

Maximal value: Informe o maior da escala que você usará neste medidor. No nosso exemplo 1850 que é o estoque total do produto Banana.

Observação: O Gadget permite que você organize os valores a serem sinalizados com cores que representem a necessidade ou não de atenção. São três cores distintas, a saber: Verde (Green), Amarelo (Yellow) e Vermelho (Red).

Green range (e.g.-10:20): Informe os valores 1230:1850 que representa o estoque entre 66% e 100%. Para efeito de ação da loja, não é necessária nenhuma ação.

Yellow range: Informe os valores 615:1230 que representa o estoque entre 33% e 66%. Para efeito de ação da loja, atenção do Gerente de Compras, pode preparar com antecedência um pedido para reposição do estoque.

Red range: Informe os valores 0:615 que representa estoque entre 0% e 33%. Para efeito de ação da loja, atenção do Gerente de Compras deve providenciar imediatamente reposição do estoque.

Minor ticks sections: Quantas divisões entre os ponteiros do medidor você quer. Você pode escolher Nenhuma (None) , 2 , 3, 4 ou 5.

4. Se você tem certeza dos ajustes no Gadget, clique no botão Aplicar e fechar.

5. Veja a seguir o Gadget com o Medidor na Planilha.

6. Para retornar aos ajustes, clique no título do Gadget para ter acesso ao modo de edição. Clique em Editar gadget para efetuar as mudanças que desejar.

7. Para ter uma melhor visualização clique e arraste o Gadget para o lado direito da planilha.

Clique na imagem para ampliar.

8. Este tipo de visualização é o mais elementar, se você quiser sofisticar você poderá adicionar este Gadget a sua página do iGoogle.

- O iGoogle – É uma página inicial personalizável do Google que contém uma caixa de pesquisa similar  ao Google, permitindo que você escolha qualquer tipo de Gadgets para usar nas suas atividades do dia a dia.

9. Para isso, retorne aos ajustes, clicando no título do Gadget para ter acesso ao modo de edição.  Clique em Adicionar gadget ao iGoogle…

10. Permita que o Gadget faça para da sua página do iGoogle clicando no botão Add Gauge to iGoogle.

11. Veja o resultado digitando no seu navegador www.google.com.br/ig.