Como Google Spreadsheet pode administrar seu tempo
Uma dos problemas sérios enfrentados por nós que trabalhamos diariamente é o tempo. Mas especificamente, administrar de forma eficiente e organizar, priorizar, executar e entregar nossas tarefas dentro de um tempo determinado.
Independentemente da área onde se atua, tarefas nos são atribuídas e quase sempre temos que anotar prioridades e prazos para cumprí-las, isto é, sem contar com as atividades rotineiras e aquelas que aparecem furando a nossa fila.
Como a nossa mente se comporta como um “Macaco louco” pulando de galho em galho”, é muito fácil ficar em pouco tempo com os pensamentos desordenados e após algumas horas de trabalho estar com a cabeça tal qual uma “Colcha de retalhos“.
É ponto comum afirmar de que normalmente não conseguimos centrar a nossa atenção em apenas uma atividade, ou seja, periodicamente interrompemos o nosso raciocínio e enveredamos por outro caminho ou suspendemos a nossa a atividade atual para dar atenção a outra tarefa fora do contexto presente. Ao voltar ao ponto de partida muitas vezes não se sabe mais o que estava sendo feito. Você se dá conta que está “perdido” e vem em consequência “sentimentos de frustação” e “incapacidade de gerir o seu tempo”.
Não estamos aqui tentando convencê-lo a fazer um curso desta natureza ou então ensinar a utilizar uma ferramenta fantástica que irá automaticamente resolver o seu problema de organização. O que iremos propor é apenas se disciplinar utilizando recursos que já estão próximos a você e que poderão auxiliá-lo a melhorar a sua performance e reduzir esta sensação de estar “Perdido” quando seu chefe lhe pede uma estimativa de tempo e quer sabe quando uma tarefa deverá ser entregue.
Lista de atividades
Dependendo da pessoa, vários tipos recursos podem ser utilizados para criar uma lista de tarefas. Desde Agendas/Blocos de Notas/Cadernos/Folhas avulsas/Bilhetes enfim o que estiver à mão para anotar e após concluir um trabalho basta marcar ou riscar o mesmo na sua lista para sua satisfação pessoal.
Esta lista de atividades pode se tornar um “Pesadelo” quando sem explicação desaparece, coisa comum principalmente para aqueles que utilizam folhas avulsas. E agora como refazer a lista? Na minha cabeça eu a visualizo como uma “Colha de retalhos” e agora cheia de falhas.
Soluções paliativas
O uso de Computador/Notebooks/Tablets e Smartphones, permite a migração da sua lista de atividades. Você poderá utilizar programas de Agenda, Planilhas eletrônicas para recriar aí a sua lista e começar a administrar seu tempo.
O nosso conselho prá você aqui é: “Não confie em lista armazenadas apenas no seu dispositvo”. Como dizem por aí: “Vai que ele pare de funcionar” ou “Vai que ele seja roubado”, como você fica?
Solução recomendada
Crie sua lista de atividades de preferência em programas que rodem em “Nuvem”, no mínimo você contará com a mobilidade, ou seja, acesso em qualquer lugar e dispositivo.
Google Apps
Recomendamos para sua segurança utilizar o Google Apps, nele é possível cadastrar suas atividades no Google Calendar ou em Google Spreadsheet e assim administrar melhor seu tempo.
Para aqueles que desejarem uma solução mais requintada, recomendamos os Gerenciadores de Projeto Gantter e Smartsheet que utilizam a metodologia de Gantt e oferecem gráficos sofisticados de suas atividades.
Google Spreadsheet administrando seu tempo
Estamos disponibilizando com este artigo uma Planilha exemplo bem simples que permite relacionar suas tarefas e controlar o que foi feito e o que ainda falta fazer, e o melhor, sinaliza qual o percentual concluído e o não foi concluído.
Para fazer uso dela:
1. Primeiro acesse clicando na imagem a seguir ou no Link do Google Spreadsheet – “Provas do Ano de 2013“.
2. Após abrir, acesse o Menu Arquivo e em seguida clique em Fazer uma cópia. Isto é necessário, pois o Google Spreadsheet contido neste Link está protegido. Na sua cópia você poderá testar a solução e fazer os ajustes necessárias para criar sua própria lista de atividades.
Como funciona
No exemplo disponibilizado o aluno quer saber quais provas ele fez e quantas restam. Basta apenas localizar a local da Matéria e Nº da Prova e atualizar marcando “X” ou então clicar no canto superior direito da célula e escolher o “X”.
A medida que as atividades sejam lançadas na planilha como concluidas “X”, os valores são atualizados e o Gráfico de Medidor ao lado direito atualiza o Status desta lista.
O objetivo é ter uma visão global do que resta fazer e de certa forma repensar nossas prioridades, algo como visto na imagem a seguir.
Alterando a Planilha para seu uso
Não vamos aqui explicar todos os detalhes de como esta solução funciona, apenas iremos deixar uma dica para você. Para reaproveitar esta lista e ajustá-la para você apenas mude os rótulos da coluna “A”. Se a atividade tiver sub rotinas, altere os rótulos das colunas entre “B” e “F”.
Acredito que você possui muito mais atividades que o exemplo, portanto para incluir mais atividades e sub rotinas, aconselhamos fazer inserções de linha e colunas nesta planilha no interior do intervalo e não extremidades. Explicando melhor, se desejo inserir mais uma atividade, seleciono a linha “3” e faço a inserção acima ou abaixo. Se quiser adicionar mais suma sub rotina , seleciono a coluna “C” e faça a inserção à Direita ou Esquerda. Se as inclusões forem feitas desta forma. a fórmulas existentes na planilha não precisarão ser ajustadas.
Isto é uma solução num universo de milhares que podem ser criadas usando o Google Spreadsheet. Se quiser saber mais sobre isto ou como implementar algo novo na sua organização entre em Contato, teremos prazer em ajudá-lo.