Como controlar suas Contas a Pagar com Google Spreadsheet II
Como dissemos anteriormente no primeiro artigo Como controlar suas Contas a Pagar com Google Spreadsheet, o ano começou e as contas começam a chegar, algumas rotineiras e outras que causam impacto em nossas finanças, pois são comuns apenas neste início de ano. IPTU, IPVA e outras contas podem ser pagos à vista ou parcelados, dependendo da nossa saúde financeira.
Na planilha de Contas a Pagar, demonstramos como fazer este controle, através da digitação das contas nos meses correspondentes e através de gráficos que nos dão ideia do nosso endividamento. Neste artigo vamos ampliar a funcionalidade da planilha adicionando a característica de nos enviar alertas por e-mail quando uma conta estiver por vencer. Assim teremos mais uma forma de não perder as datas de vencimento e parcelamento de nossas dívidas. Como isto possível, veremos adiante.
Contas a Pagar – Add Reminder
Para criar estes alertas iremos utilizar um Script chamado Add Reminder. Ao incluí-lo numa planilha, permite verificar diariamente uma coluna específica com datas e enviar um e-mail para você com uma cópia da linha da planilha onde esta descrita a sua conta a vencer. O Alerta pode ser parametrizado com antecedência mínima de um dia, mas se você quiser ser avisado com muito antes disso é só aumentar o valor.
Contas a Pagar – Instalando Add Reminder
Para instalar o Script Add Reminder, proceda da seguinte forma:
1. Na barra de ferramentas da planilha de Contas a Pagar clique em Ferramentas.
2. Clique a seguir em Galeria de scripts …
3. Na Galeria de scripts, digite na caixa de texto ADD REMINDER e clique no botão Pesquisar.
4. Quando localizar ADD REMINDER clique no botão Instalar.
5. Na janela Autorização necessária, clique no botão Autorizar.
6. Na Janela Authorization Status clique no botão Fechar.
7. Retornando a Galeria de Scripts clique no botão Fechar.
Contas a Pagar – Ajustando Add Reminder
Para criar o alerta baseado no vencimento de cada conta proceda da seguinte forma:
1. Na barra de ferramentas da planilha de Contas a Pagar, clique em Add reminder.
2. Clique a seguir em Preferences.
3. Em Select sheet. Escolha qual pasta (Mês) da planilha você deseja aplicar o alerta.
4. Em Check dates in column (A, B,…) indique qual coluna da planilha estão as datas a que serão usadas como referência para os alertas. No caso de Contas a Pagar é a coluna “B”.
5. Em Send me an email days [ ] before are reached, informe o quantidade de dias antes da data do vencimento que você deseja ser avisado.
6. Opcionalmente você poderá indicar um 2º endereço de e-mail para enviar os alertas. Se você não quiser isto deixe a última opção em branco.
7. Conclua o processo clicando no botão Save.
7. O seu alerta se encontra ativado.
Contas a Pagar – Recebendo avisos de Contas a Vencer
Se tudo estiver correto a aparência dos alertas enviados para você será a exibida à seguir:
A planilha de Contas a Pagar contida em nosso site já se encontra com este Script adicionado (tire uma cópia da mesma para poder usar). Recomendamos que você faça testes e aplique esta solução em outras planilhas pessoais para entender melhor o processo.
Esta é uma das inúmeras soluções que podemos desenvolver com o pleno conhecimento das funcionalidades do Google Spreadsheet, diariamente resolvemos problemas de nossos clientes utilizando esta tecnologia. Se quiser enviar um comentário ou tirar alguma dúvida, entre em Contato.