Truque para envio de mala direta pelo Google Docs
Desde que me tornei um usuário dos aplicativos da Google, procurei encontrar em seus aplicativos, características que já conhecia em outros produtos concorrentes. Uma destas habilidades era a Mala Direta[1], que descobri no Google Docs sob a forma de Scripts.
Pesquisei na Galeria de Scripts do Google Docs cada modelo sugerido. Confesso que, alguns são muito técnicos e demandam muito conhecimento para o usuário final operá-los.
Recentemente, tomei conhecimento de um novo Script para elaboração de Mala Direta que pode nos ajudar nesta atividade de forma prática e intuitiva. Ele foi desenvolvido pela IT4SmallBusiness, uma empresa de desenvolvimento de software independente. Com certeza facilita a vida de quem deseja usar Mala Direta.
Para entender melhor, vamos supor que você deseja enviar uma mensagem de Natal personalizada para meus amigos, em função da proximidade das Festas de Fim de Ano.
Você poderia compor a mensagem, endereçar todos os e-mails no campo CCO (Cópia Carbono Oculta) e proceder envio. No entanto, a mensagem teria um ar impessoal, pois estou remetendo para várias pessoas e não para um amigo específico.
Se eu quiser personalizar, posso lançar mão do expediente de copiar a mensagem original e trocar apenas o destinatário. Para um número pequeno de amigos é uma solução simples. E se eu quiser enviar para mais de 20 pessoas? Aí as coisas já começam a complicar, não?
Como mandar uma mala direta com o Google Docs
Vamos simplificar as coisas usando o Script de Mala Direta para esta ação. Veja a seguir como agir:
1. Acesse o seu Google Docs e clique no Botão Criar no alto à sua esquerda, no Menu Pop-Up que se abrirá clique em Planilha.
2. Clique no Link a seguir MailMerge Template.
3. Uma vez que você se encontre na planilha aberta por ele, faça uma cópia da Planilha no seu Google Docs para customizar sua Mala Direta.
Este documento contém três planilhas. Instructions and Settings, Email text e Data to be merged.
Planilha Instructions and settings
Aqui personalizamos a Mala direta com nossos dados pessoais.
1. Células com fundoAzul, contém texto de ajuda para você.
2. Células com fundo Amarelo são usadas para entrada de informação.
3. Células com fundo Vermelho são essenciais para execução do Script. Não mude nem apague seu conteúdo.
No nosso exemplo, apague as informações ao lado de Your name, Email Subject e Reply-to address (Células em Amarelo), para colocar Seu nome, Título do E-mail e Endereço de E-mail para respostas à Mala Direta.
Planilha Data to be merged
Aqui fornecemos a relação de e-mails, prenomes e tratamento a cada um dos destinatários.
1. Apague os dados (células de Cor Amarela) Email address, Firstname, Present.
2. Na coluna Email address digite a relação das pessoas que deseja enviar a mensagem.
3. Na coluna Firstname informe o prenome de cada pessoa citada no e-mail.
Importante:
4. Altere o indicador da coluna de Present para Title (já que o teor da mensagem é uma mensagem de Natal, não tem sentido o uso de uma coluna para Presente). Insira nesta coluna o tratamento pessoal específico para cada destinatário.
5. Os indicadores das colunas são nossos rótulos. Eles são usados na planilha Email text para indicar ao Script quando enviar cada e-mail trocando o conteúdo de cada um baseado na lista informada na planilha acima.
Planilha Email text
Aqui incluímos o conteúdo da mensagem que queremos postar.
1. Os dados são inseridos sequencialmente na mensagem, lidos a partir da planilha Data to be merged. Para informar que dados serão alterados, inserimos os rótulos no local adequado. Os rótulos na realidade são os nomes das colunas da Planilha Data to be merged envolvidos pelos símbolos de << e >> como no exemplo a seguir << Nome da Coluna >>.
2. Na primeira linha de Cor Amarela, substitua o texto “Dear <<Firstname>>” por <<Title>> <<Firstname>>.
3. A mensagem original do Script, tratava de um convite para uma festa. No nosso caso estamos criando uma mensagem de Boas festas, portanto não é necessário incluir o rótulo <<Present>>, substituímos no nosso exemplo por <<Title>>, que representa o tratamento formal dispensado ao destinatário.
4. Copie e cole no intervalo compreendido entre Start of email text e End of email text (Células Amarelas) o texto da sua mensagem de boas festas.
5. Caso a mensagem seja maior que o intervalo disponível na planilha, não se preocupe, insira quantas linhas desejar entre os marcadores de Cor Vermelha.
Como executar o script para envio de mala direta pelo Google Docs
Após confirmar a execução de todas as etapas descritas acima, retorne na planilha Data to be merged e clique na barra de ferramentas em Mail Merge.
1. A seguir clique no Link Run Mail Merge para executar o script de mala direta.
2. Se for a primeira vez que você está usando o Script nesta cópia de documento, ele solicitará permissão para rodar. Clique no Botão OK para continuar.
3. Na janela Script do Google Apps é informado que se o nº de E-mails for maior que 25, o Gmail utilizará o modo lento para envio. O Gmail restringe o número de e-mails que podem ser enviados de uma só vez, para evitar que o sistema seja usado para enviar e-mails de forma massiva e contribuir com o Spam[2]. Este Script foi recentemente atualizado, de modo que, se você enviar mais de 25 e-mails, ele aguardará meio segundo entre cada envio, o que possibilita remeter mais mensagens que o limite de 25. Nos testes efetuados foi possível enviar com sucesso até 100 mensagens sem problemas. Claro que isso significa uma pouco mais de tempo, mas é melhor que endereçar cada E-mail individualmente.
4. Clique no Botão OK para continuar.
5. Aguarde a execução do Script.
6. Quando todos os E-mails forem enviados, na coluna Status de cada destinatário aparecerá a indicação OK.
7. Se um e-mail não é enviado por algum motivo, a coluna Status indicará isto.
8. Clique no Botão OK da janela All done! Para fechá-la.
Mais detalhes do funcionamento deste Script podem ser obtidos no site da IT4SmallBusiness
[1] A mala direta é uma ferramenta de comunicação dirigida.
Pode ser entregue via e-mail ou impressa para postagem na Empresa de Correios.
Cada mala direta é produzida com seu nome, para tornar mais estreita a relação de entre público alvo empresa.
Ela pode oferecer apenas informações a respeito da empresa ou de um determinado produto.
É uma ferramenta bastante eficaz, pois quem recebe sente que essa mensagem foi feita exclusivamente para ele.
[2] A Google não divulga exatamente quantos e-mails podem ser enviados em um curto espaço de tempo sem acionar o mecanismo AntiSpam.
Como poderia inserir imagens?
Leonardo,
Existem vários Scripts para envio de Mala Direta no Google Docs e em especial um que trata do envio da mesma com anexos, este assunto foi abordado no Post:
http://setesys.com.br/google-apps/mala-direta-com-anexo/
Leia o que sugerimos para entender como anexar arquivos a sua mala direta.
Abraços,
Silvio Rocha
Como poderia inserir imagens?
Leonardo,
Existem vários Scripts para envio de Mala Direta no Google Docs e em especial um que trata do envio da mesma com anexos, este assunto foi abordado no Post:
http://setesys.com.br/google-apps/mala-direta-com-anexo/
Leia o que sugerimos para entender como anexar arquivos a sua mala direta.
Abraços,
Silvio Rocha
Como poderia inserir imagens?
Leonardo,
Existem vários Scripts para envio de Mala Direta no Google Docs e em especial um que trata do envio da mesma com anexos, este assunto foi abordado no Post:
http://setesys.com.br/google-apps/mala-direta-com-anexo/
Leia o que sugerimos para entender como anexar arquivos a sua mala direta.
Abraços,
Silvio Rocha