Criar Mala Direta com Formulário do Google Apps
Nunca imaginamos que o assunto “Mala Direta” despertasse tanto interesse dos nossos leitores e por conta desta demanda retornamos ao tema. Iremos apresentar aqui mais uma forma de executar este procedimento dentro do Google Apps.
Esta abordagem é ao mesmo tempo simples e técnica, ou seja, simplifica a inserção dos dados e inclusão de novos tópicos devido ao do recurso de formulário, no entanto precisa de cuidado quanto às mudanças no conteúdo da mensagem. A ação de enviar é executada no próprio Editor de Scripts do Formulário e necessita também de atenção.
Vamos detalhar passo a passo o processo, se você repetir na mesma sequência, garantimos 99,99% de sucesso no envio.
Parte 1: Inserindo dados na Planilha/Formulário
1. Abra a Planilha exemplo Spreadsheet template.
2. Crie uma cópia pessoal da Planilha clicando no Menu Arquivo e então clique em Fazer uma um cópia, para poder usar e editar os Scripts contidos nesta Planilha/Formulário.
3. Nesta Pasta de Planilhas, acesse a primeira Form Responses.
Esta planilha já possui Campos em algumas colunas. Com exceção da coluna “A” Timestamp que fornece a indicação de data e hora do envio de cada e-mail, as demais indicam as informações que são esperadas pelo Formulário, a saber:
First Name : Nome
Last Name : Sobrenome
Email Address : Endereço de e-mail a ser enviado
4. Não será necessário preencher estes Campos aqui na Planilha, para isto devemos nos deslocar para área de formulário. Na Barra de Ferramentas desta planilha clique em Formulário (0).
5. Clique na opção ir para o Formulário Publicado.
6. Digite no formulário de entrada o Nome/ Sobrenomes/e-mails. Clique no Botão Enviar para submeter os dados.
7. Informe também o seu próprio endereço de e-mail (apenas para teste).
8. Para incluir mais destinatários, tecle na seta de retorno do seu Navegador para retornar ao formulário de entrada.
9. Quando terminar, retorne a Planilha Form Responses. Agora você verá os dados informados preenchidos corretamente em cada coluna correspondente.
Parte 2: Enviando a Mala Direta
1. Na Barra de Ferramentas da planilha, abra o Editor de Script (Menu Ferramentas, Editor de Scripts).
2. Clique sobre Simple_mail_merge ao lado esquerdo e do lado oposto aparecerá o código do Script. Não se assuste você não precisa ter conhecimento avançado nem precisa mudar nada por enquanto aqui.
3. Agora é só executar a Mala Direta. Clique primeiro em Selecionar função e no Menu pop-up que se abrirá em seguida clique em sendEmails.
4. Clique no ícone de triângulo (preto) para executar o Script.
5. Por questão de segurança o Google exige que você autorize a execução do Script na primeira vez. Clique no Botão Autorize.
6. Agora que você autorizou, repita o passo nº: 4 para rodar a Mala Direta.
Clique na imagem para ampliar.
7. Verifique seu e-mail. Pode acontecer de a mensagem demorar alguns segundos para ser entregue, de modo que é bom que você clique no ícone de releitura do seu Gmail para acelerar a entrega.
Parte 3: Adaptando o Script à sua necessidade
1. O modelo de e-mail usado neste exemplo está armazenado na segunda Planilha desta Pasta em Email Template. Acesse esta planilha e confira o conteúdo na Célula “A1”.
2. Os cabeçalhos das colunas que você têm na Planilha Form Responses, são os Campos que serão posicionados no texto de forma a serem mudados a cada novo e-mail enviado. Fique atento ao local onde você os posicionará.
3. A sintaxe correta para uso é ${“Campo”}.
4.Você poderá adaptar este modelo clicando duplo sobre a célula “A1” para entrar no modo de edição. Para inserir linha pressione Ctrl + Enter no local onde deseja incluir. Para remover linha, selecione-a com o mouse e pressione Del.
5. Para inserir novos Campos, clique em Formulários.
6. Em Formulários, clique em +Adicionar item e a seguir escolha o tipo de campo a ser adicionado. Neste exemplo iremos adicionar um campo para obter a Nacionalidade, escolha o tipo Texto.
7. Em Título da pergunta digite Nacionalidade.
8. Clique no Botão Concluído em seguida no Botão Salvar para terminar.
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9. O novo item criado aparece na Planilha Form Responses como uma nova coluna.
10. Quando for inserir este item no e-mail para Mala Direta na Planilha Email Template, informe o Campo exatamente como está grafado na Planilha Form Responses ${“Nacionalidade”}.
Observação 1: Como a Planilha contém agora mais uma coluna, ajuste no Script o número de colunas de 4 para 5. Altere a linha de número 4 conforme visto na figura seguinte. Clique no ícone de Disquete para manter esta alteração.
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Observação 2: E agora talvez o mais importante, altere o título da mensagem da sua mala direta. Para executar este processo, acesse no Script a linha 22 e modifique o conteúdo entre aspas (“Tutorial: Simple Mail Merge”) colocando o seu personalizado. Clique no ícone de Disquete para salvar esta mudança.
Clique na imagem para ampliar.
11. Rode o Script mais uma vez e confira se o e-mail enviado refletiu esta mudança.
Faça as adaptações que achar conveniente para o seu tipo de Mala Direta seguindo este roteiro e confira o resultado.
Gostou? Em breve retornaremos com mais novidades no Google Apps. Até o próximo Post.