Integrar o Gmail com a Google Agenda
Imagine a seguinte situação: Você precisa redigir um e-mail solicitando a colaboração de três colegas para alinhar responsabilidades de cada um no seu projeto.
Neste momento, cai a ficha e você nota que só o e-mail formal não garante que eles efetivamente participarão. É necessário então marcar um evento na sua Agenda convocando-os.
Devo abandonar temporariamente a mensagem e acessar a Agenda para criar esse compromisso? Não é necessário!
Como integrar o Gmail com a Google Agenda
Ao lado do link Anexar um Arquivo encontra-se o Link Inserir:Convite, que permite convidar e marcar eventos na sua agenda e nas dos usuários relacionados nos campos Para / CC / CCO, sem que você precise abandonar a sua mensagem.
Ao clicar no Link Inserir:Convite, um convite será aberto para que você visualize a data e o horário do evento, além de um mapa com a visualização das agendas dos citados no e-mail.
Tomando por exemplo, a seguinte situação: Estou redigindo um e-mail as 13h41 e inicío o meu convite. De forma pró-ativa, o Gmail irá supor que a convocação será na próxima hora cheia e proporá uma reunião curta começando as 14h00 e finalizando as 15h00.
Preciso agendar a reunião para o horário de 17h00 – 19h00. Observando o mapa das Agendas, aparentemente todos os usuários podem ser convocados já que seus compromissos terminam antes das 17h00. Assim, acesso o horário inicial e final alterando para o horário citado acima e vejo o resultado.
Noto que há um conflito na disponibilidade de horário na Agenda do Maxwell Leme, ocupado até às 18h00. Após este horário ninguém tem evento marcado, portanto remarco a reunião começando às 18h00. O fim é automaticamente definido para as 20h00, utilizando como referência o espaço marcado no evento anterior. Você a qualquer momento poderá definir o horário que quiser.
Observe que agora não há conflitos de horários, portanto podemos concluir fornecendo uma pequena descrição e finalizando clicando no botão Inserir convite.
Após esta ação, você será direcionado para o corpo da mensagem e poderá conferir o resultado do seu e-mail com o Convite adicionado.
Se tudo estiver de acordo clique no botão Enviar para transmitir o E-mail com os Convites.
Se você quiser conferir o resultado na sua Agenda, clique na opção de Calendar do Menu do Google Apps e confira o resultado. Devem aparecer no horário selecionado, as agendas dividindo o espaço.