Resolva os problemas de Comunicação Interna na sua empresa
A Setesys Responde é uma seção do blog onde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.
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“Que soluções o Google Apps oferece para ajudar na comunicação interna da minha empresa?”
Esta é uma dúvida muito frequente entre aqueles que estão na encruzilhada de acesso à Computação em Nuvem e desejam entender como o Google Apps pode ajudar a resolver esta situação. A comunicação interna do seu negócio pode ser o fator de sucesso ou fracasso da empresa, portanto, é importante descrever quais são os principais temores e desejos do cliente e qual a visão da Google para ajudar nessas demandas.
Principais problemas na Comunicação Interna
Sabemos que o melhor dos mundos é ter em cada organização um setor que cuide da distribuição correta das informações aos colaboradores. A realidade é que nem todas as empresas tem como manter pessoal especializado nesta função, assim, quase sempre vemos áreas como a de Recursos Humanos ou Marketing acumulando esta função. O pior mesmo é não ter ninguém cuidando disto, não é?
Quando a informação não está facilmente acessível ou disponível é muito comum que o colaborador só a localize após uma longa peregrinação na empresa em busca de quem a possua.
Exemplo: “Trabalhei numa empresa onde para ter acesso ao escritório era necessário ter um crachá magnético e o registro da impressão digital. Depois de perguntar a mais ou menos 10 pessoas, descobri que a emissão do crachá era solicitada na Administração e o registro da impressão digital para o ponto biométrico no RH”.
O que entendemos com isto? Muitas empresas se acomodam e aceitam que o conhecimento esteja disponível apenas na cabeça de seus colaboradores. Não há um ponto único de acesso onde a informação correta e adequada fique acessível. Quase sempre empresas que trabalham assim, nem se dão conta dos prejuízos que poderão ter no futuro, ou pior, já estão tendo.
Tipos de comunicação usada nestas organizações
- • Circulares/Memorandos
- • Quadro de Avisos
- • Manuais de procedimento (se houver algum)
- • Emails
- • Informações passadas boca-a-boca
Consequências da falta de informação aos colaboradores
Colaboradores mal informados na sua organização podem se tornar verdadeiras “Bombas relógios” e isto pode refletir em falhas comportamentais e de procedimentos que poderão causar prejuízos à sua empresa. Falhas comportamentais podem comprometer muito sua organização, pois no caso da dispensa do colaborador, ele pode alegar desconhecer normas por não ter as mesmas disponíveis na empresa. E aí? Como é que você fica na frente de um Juiz Trabalhista?
Pense nisso. Dispensas aumentam despesas com encargos trabalhistas e o pior, aumenta seu Turnover. Com isso, há mais custos com contratação e treinamento de novos colaboradores.
Solução Temporária
Com a popularização do uso da Internet surgiu nas empresas o conceito de intranet. Isto resolveu parcialmente o problema, porém, a publicação dependia de pessoas que soubessem como atualizar e publicar páginas Web. Por conta disto as Informações não eram atualizadas de forma rápida e o custo para manter um profissional dedicado era um problema.
Sabemos muito bem o final desta história. Muitas empresas fizeram este caminho e depois o abandonaram por conta dos custos e voltaram às formas tradicionais de Comunicação Interna e, nos piores casos, imperou a “Rádio Corredor”.
Como a Google pode ajudar na comunicação interna da sua empresa
Sabemos que no mundo não há soluções milagrosas para tudo, porém, em algum lugar existe a ferramenta que poderá nos ajudar a solucionar o problema. Para este tipo de problema a Google oferece no Google Apps o Google Sites. Este aplicativo permite que você crie Portais na sua organização de forma que seus colaboradores tenham acesso fácil às informações.
Google Sites
O Google Sites é uma aplicação que simplifica a criação de sites dentro do seu ambiente empresarial, permitindo que cada colaborador ou departamento/setor distribua informação e, portanto, reduza os problemas de comunicação interna da corporação. Ele é fácil de operar dispensa conhecimentos avançados de programação para atualização das informações. Podemos colocar dentro destes portais conteúdos das demais aplicações do Google Apps com apenas alguns cliques (Vídeos, Agendas, Apresentações, Textos, Palnilhas,etc).
É possível compartilhar estes portais para edição ou visualização com um grupo de usuários, com toda a organização ou quem sabe toda a Web! Com isso, o portal pode ser usado como ponto único de contato na comunicação da sua empresa. Assim, você tem a garantia de que todos na empresa estarão consultando e se informando numa fonte única e confiável.
Para saber mais, veja o vídeo a seguir:
Aqui na Setesys desenvolvemos portais personalizados nesta plataforma. Entre em contato conosco se quiser saber mais.
Pense bem no que dissemos aqui. Como anda a comunicação interna da sua empresa? De acordo com a sua resposta, avalie se já não é a hora de repensar e melhorar a forma como a informação e o conhecimento são distribuídos.
Mas se for produzida uma intranet nesse google sites, e, a equipe nao conseguir gerencia-la sozinha, existe um treinamento pra isso?
O Google Apps Sites foi concebido como uma ferramenta para desenvolvimento de Páginas WEB de forma otimizada, ou seja, não se exige que o criador das páginas possua conhecimento específico para isto. Ela possui vários assistentes para auxiá-lo na construção dos seus sites.
Se cada pessoa desenvolver suas própria página, não há nenhum problema nisto, porém se a empresa adota a solução mas quer padronizar tipo de página, conteúdos, aplicativos que podem ser utilizados, aí a coisa pode mudar de figura, pois será necessário adequar seus colaboradores a estas normas e parametrizar a forma como irão produzir seus trabalhos neste formato.
Para este cenário é recomendável treinamento. Não um treinamento específico para o Google Apps, mas um treinamento focado nas normas/procedimentos/aparência do tipo de Portal que a sua empresa deseja implementar com a tecnologia Google Apps.
A Setesys possui treinamentos específicos para ambas as necessidades. Entre em contato com conosco, teremos o maior prazer em entender suas necessidades e oferecer a solução mais adequada ao seu negócio.
Abraços,
Silvio Rocha
Mas se for produzida uma intranet nesse google sites, e, a equipe nao conseguir gerencia-la sozinha, existe um treinamento pra isso?
O Google Apps Sites foi concebido como uma ferramenta para desenvolvimento de Páginas WEB de forma otimizada, ou seja, não se exige que o criador das páginas possua conhecimento específico para isto. Ela possui vários assistentes para auxiá-lo na construção dos seus sites.
Se cada pessoa desenvolver suas própria página, não há nenhum problema nisto, porém se a empresa adota a solução mas quer padronizar tipo de página, conteúdos, aplicativos que podem ser utilizados, aí a coisa pode mudar de figura, pois será necessário adequar seus colaboradores a estas normas e parametrizar a forma como irão produzir seus trabalhos neste formato.
Para este cenário é recomendável treinamento. Não um treinamento específico para o Google Apps, mas um treinamento focado nas normas/procedimentos/aparência do tipo de Portal que a sua empresa deseja implementar com a tecnologia Google Apps.
A Setesys possui treinamentos específicos para ambas as necessidades. Entre em contato com conosco, teremos o maior prazer em entender suas necessidades e oferecer a solução mais adequada ao seu negócio.
Abraços,
Silvio Rocha
Mas se for produzida uma intranet nesse google sites, e, a equipe nao conseguir gerencia-la sozinha, existe um treinamento pra isso?
O Google Apps Sites foi concebido como uma ferramenta para desenvolvimento de Páginas WEB de forma otimizada, ou seja, não se exige que o criador das páginas possua conhecimento específico para isto. Ela possui vários assistentes para auxiá-lo na construção dos seus sites.
Se cada pessoa desenvolver suas própria página, não há nenhum problema nisto, porém se a empresa adota a solução mas quer padronizar tipo de página, conteúdos, aplicativos que podem ser utilizados, aí a coisa pode mudar de figura, pois será necessário adequar seus colaboradores a estas normas e parametrizar a forma como irão produzir seus trabalhos neste formato.
Para este cenário é recomendável treinamento. Não um treinamento específico para o Google Apps, mas um treinamento focado nas normas/procedimentos/aparência do tipo de Portal que a sua empresa deseja implementar com a tecnologia Google Apps.
A Setesys possui treinamentos específicos para ambas as necessidades. Entre em contato com conosco, teremos o maior prazer em entender suas necessidades e oferecer a solução mais adequada ao seu negócio.
Abraços,
Silvio Rocha
Muito bom post!
Vocês recomendam o uso do Google Sites como Intranet e Wiki (base de conhecimento) para uma empresa?
Estou com um projeto de implementação de uma INTRANET + WIKI, otimizada, dentro da empresa onde trabalho, onde já utilizamos o Apps e gostaria de saber se é possível fazermos isto.
[]s
Sérgio Francisco
Bom dia Sérgio!
O Google Sites foi desenvolvido para funcionar como wiki ou intranet e todas as configurações do mesmo são voltadas pra isso, ter o Google Sites como site Institucional também funciona, mas você acaba não utilizando todo o poder da ferramenta, como por exemplo o nível de permissão das páginas, e se você esta montando um projeto para intranet, deve-se pensar fundamentalmente na estrutura para que ao crescer essa intranet continue sendo gerenciável.
Espero ter ajudado!
Muito bom post!
Vocês recomendam o uso do Google Sites como Intranet e Wiki (base de conhecimento) para uma empresa?
Estou com um projeto de implementação de uma INTRANET + WIKI, otimizada, dentro da empresa onde trabalho, onde já utilizamos o Apps e gostaria de saber se é possível fazermos isto.
[]s
Sérgio Francisco
Bom dia Sérgio!
O Google Sites foi desenvolvido para funcionar como wiki ou intranet e todas as configurações do mesmo são voltadas pra isso, ter o Google Sites como site Institucional também funciona, mas você acaba não utilizando todo o poder da ferramenta, como por exemplo o nível de permissão das páginas, e se você esta montando um projeto para intranet, deve-se pensar fundamentalmente na estrutura para que ao crescer essa intranet continue sendo gerenciável.
Espero ter ajudado!
Muito bom post!
Vocês recomendam o uso do Google Sites como Intranet e Wiki (base de conhecimento) para uma empresa?
Estou com um projeto de implementação de uma INTRANET + WIKI, otimizada, dentro da empresa onde trabalho, onde já utilizamos o Apps e gostaria de saber se é possível fazermos isto.
[]s
Sérgio Francisco
Bom dia Sérgio!
O Google Sites foi desenvolvido para funcionar como wiki ou intranet e todas as configurações do mesmo são voltadas pra isso, ter o Google Sites como site Institucional também funciona, mas você acaba não utilizando todo o poder da ferramenta, como por exemplo o nível de permissão das páginas, e se você esta montando um projeto para intranet, deve-se pensar fundamentalmente na estrutura para que ao crescer essa intranet continue sendo gerenciável.
Espero ter ajudado!